(他說)淺談無紙化辦公

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  • 2019-07-02
  • 華塑股份

自公司開始推廣無紙化辦公以來,銷售公司儲運部上下積極響應,各部門班組之間也多次組織交流學習。

近期,銷售公司負責人多次來到現場督促無紙化辦公進展工作。大家也都對無紙化辦公很感興趣,在認真觀察聆聽時,還不時會積極提問。起初,在未普及無紙化辦公時期,公司從園區的各部門到廠區內的一線員工,接觸到的大小事務,各種記錄、報告、統計等,都會運用到紙張,不僅浪費資源,也不利于提高工作效率。說到普及“無紙化辦公”,原本很多同事還停留在“節約紙張”的認知上。雖然節約紙張就是節約成本這個說法沒有問題,但相對于“無紙化辦公”真正起到的作用,這僅僅體是冰山一角。無紙化辦公不僅僅是用電子表格、文檔代替所有紙張那麽簡單,而是引進更先進的平台軟件,升級了更高效的辦公管理模式。

無紙化辦公,首先提高了資源分享的便捷性。以往的紙張打印,不僅浪費的是整理、打印的時間,信息傳播起來也不方便。例如做一個表格資料,需要發給兩個分管領導和其他三個部門的同事,如果是紙質文件,那就必須一一遞送過去。如果是需要領導簽字的文件,由于領導事務就相對繁忙,需要配合適當的時間才能將整個流程走完。而通過平台管理批閱、分享資源,則是分分鍾就可以同時將所有分享完成,對方也可以在第一時間就能夠接收到。再比如,會議傳達的訊息,也可以通過平台,將會議精神瞬時發布傳達至公司所有的部門,也能及時的學習跟進。如此以來節約大量的溝通成本,也大大的提高了工作效率。

其次,無紙化辦公還增強了管理的嚴謹性和透明性。從我們公司的日常事務、假期審批進入平台逐級報批、審閱以來,明顯感覺程序更高效也更嚴格規範了。例如,病假的報批,就需要更齊全的手續全部上傳才有能通過審批。而且這些請假信息,從員工到領導,都能看得到,大家也會比以前更認真對待每一次的報批,很難再出現“鑽空子”的現象。

再者,無紙化辦公使公司文件也更有安全保障。紙質的文件、材料不易保存,容易丟失、損壞,而通過網絡信息平台來處理事務,只要加強維護,這些數據就不會丟失。虛擬的資料庫,不占空間,也不怕日曬雨淋,不怕人爲丟失、損壞或者盜取,因爲我們的平台是內部平台,因此也更安全。

這個科技飛速發展的時代,信息化、自動化,必然是大勢所趨。無紙化辦公具備無比深刻的意義,只要用好這把被加持的利器,就能夠在發展革新之戰中獲得新的突破。所以我們會更加努力應用好無紙化辦公,爲公司信息化發展,提升企業競爭力貢獻力量。


(銷售公司  陶静  阡陌编辑)



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